Personvernerklæring og informasjonskapsler

Innhold

Fant du det du lette etter?

Takk for din tilbakemelding

hva forsøkte du å finne?


Personvernerklæring

Enhver som utfører tjeneste for Søgne kommune, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han eller hun får vite om noens personlige forhold. Dette gjelder også andre opplysninger som skal hemmeligholdes av hensyn til den som opplysningen gjelder.

Denne personvernerklæringen gjør rede for hvordan Søgne kommune samler inn og behandler personopplysninger. Søgne kommune ved Rådmann er behandlingsansvarlig etter personopplysningsloven.

Sentrale lover

Personopplysningsloven regulerer kommunens behandling av personopplysninger. Offentlighetsloven med forskrifter inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unndras offentlighet. Søgne kommune praktiserer meroffentlighet, slik at kommunen så langt det er mulig etterstreber atdokumenter skal være offentlige.

Forvaltningsloven inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saken din vil bli behandlet. Som part i saken har du særskilte rettigheter, blant annet om innsyn i sakens dokumenter.

Arkivloven gir regler for hvordan arkivskaper skal behandle og oppbevare saksdokumenter, samt avlevering til arkivinstitusjon.

Helseregisterloven inneholder regler om hvordan helseopplysninger som samles inn vil bli behandlet, herunder hvordan de sikres, hvem som har tilgang og om de kan utleveres til andre.

Personvernombud

Vårt personvernombud skal påse at personvernet ivaretas både for innbyggere og ansatte. Du kan kontakte personvernombudet dersom du har spørsmål om kommunens behandling av personopplysninger som ikke besvares i personvernerklæringen.

Søgne kommune har felles personvernombud med Kristiansand kommune og Songdalen kommune.

Hva er formålet med behandling av personopplysninger?

Personopplysningene behandles i hovedsak for å kunne:

  • Levere tjenester til kommunens innbyggere og næringsliv
  • Etterleve lovkrav
  • Administrere egne ansatte
Hvilke personopplysninger behandles?

En person vil oftest være registrert i flere systemer avhengig av hvilke tjenester man mottar, eller tidligere har mottatt. Dette kan dreie seg om alt fra helse, barnehage, barnevern, skole og boligtjenester til at man har kommunal båtplass, er politiker eller har mottatt tilskudd eller stipend. Som innbygger er man gjerne også skatteyter, og mange eier bolig eller eiendom i kommunen. Dette er bare noen få eksempler på hvilke tjenester kommunen må behandle personopplysninger for å kunne levere.

Avhengig av hva tjenesten gjelder behandles ulike personopplysninger. Det vil ofte dreie seg om vanlige kontaktopplysninger som; navn, adresse, e-postadresse og telefonnummer, men kommunen behandler for eksempel også:

  • Helseopplysninger
  • Betalings- og skatteopplysninger
  • Unike identifikatorer, som fødselsnummer, registreringsnummer på bil, båt og liknende. 
  • Bilder og video
  • Curriculum vitae for ansatte og leverandører
  • Opplysninger om slektninger, pårørende, foresatte, ekteskap eller liknende forhold
Utleveres opplysningene til tredjepart?

Personopplysningene benyttes normalt bare til det formål de er samlet inn for.  Personopplysningene utleveres til tredjeparter der dette er nødvendig for saksbehandlingen, for eksempel dersom annen offentlig myndighet må uttale seg før et vedtak kan fattes. 

Personopplysninger overføres også med hjemmel i lov til for eksempel NAV, sykehus, politi, pensjonsleverandører og skatte- og avgiftsmyndighetene.

I arbeidet mot arbeidslivskriminalitet blir opplysninger om virksomhetene overført til A-krim-samarbeidet som er inngått med Interkommunal arbeidsgiverkontroll i Agder. 

Enkelte av behandlingene utføres i systemer som er driftet av eksterne leverandører, eller hvor innlogging gjøres gjennom ID-porten. Søgne kommune har inngått databehandleravtaler som regulerer hva leverandørene kan gjøre med personopplysningene som er lagret i systemet. Leverandørene kan som hovedregel ikke benytte personopplysningene til andre formål enn å levere den avtalte tjenesten.

Nettbasert behandling av personopplysninger

Når du bruker nettsidene til Søgne kommune legger nettleseren din igjen elektroniske spor og informasjon. Informasjonen benyttes til å bedre innholdet på nettsidene, og de kommunale tjenestene. Lagring av opplysninger, og behandling av disse opplysningene, er ikke tillatt med mindre du både har blitt informert om og har gitt ditt samtykke til behandlingen, jfr. ekomloven § 2 - 7 b (Lov om elektronisk kommunikasjon). Informasjon om bruk av cookies er gitt i denne erklæringen og ditt samtykke gis gjennom bruk av kommunens nettside.

Informasjonskapsler (cookies) er små tekstfiler som plasseres på din enhet når du laster ned en nettside . Innholdet i informasjonskapslene utveksles mellom deg og nettsiden hver gang du ser på en side. Kapslene sørger for at nettstedet fungerer best mulig og benyttes ikke til å identifisere deg som person. Søgne kommune bruker Prokom AS som databehandler for dataene som samles inn.

Du kan administrere bruken av informasjonskapsler. På www.nettvett.no kan du lese om hvordan du stiller inn nettleseren for å godta/avvise informasjonskapsler, og hvordan du sletter informasjonskapsler, se https://nettvett.no/slik - administrer - du - informasjonskapsler/ Blokkering kan påvirke bruken og tilgjengeligheten av nettstedet.

Følgende informasjonskapsler brukes på sogne.kommune.no:

Informasjonskapsler som benyttes av Søgne kommune

ASP.NET_Sessionld: Informasjonskapselen brukes for at publiseringsløsningen vår skal fungere. Informasjonskapselen fjernes fra datamaskinen når du lukker nettleseren.

__utmz: Informasjonskapselen ser på hvor du kom fra (søkeord, nøkkelord, link etc.) når du landet på våre sider. Søgne kommune bruker Google Analytics for å lese slik informasjon.

__utma: Informasjonskapselen registrerer hvor mange ganger du har vært inne på våre sider.

__utmb og __utmc: Informasjonskapslene registrerer hvor lenge du befinner deg på våre sider, og hvor lenge du var der. Disse informasjonskapslene slettes når du forlater våre sider.

__utmt: Informasjonskapselen kontrollerer antall forespørsler. Disse slettes etter 10 minutter.

EPiServer innlogging Informasjonskapselen gir tilgang til EPiServer om man er innlogget (gjelder kun ansatte i Søgne kommune som har tilgang til EPiServer)

ChosenYear Informasjonskapselen husker årstall hvis dette er valgt i en meny (for eksempel i Postlister)

SSP-Fantdu Informasjonskapselen lagrer klikkmønster i tilfelle bruker vil rapportere feil – sender ikke data uten aktiv handling fra bruker

_culture, Valg av Språk – slettes etter 3 måneder

additionalSearchViewsMinifiedlnCookie Lagring av søkeinformasjon/valg – slettes ved lukking av nettleser

isenabled Visningsvalg, slettes ved lukking av nettleser

Speedview  Visningsvalg, slettes ved lukking av nettleser

Togglehideusabilitymenu Vis/skjul meny i toppen av side - slettes ved lukking av nettleser

ToggleResolutionMenu Visningsvalg - slettes ved lukking av nettleser

Google Analytics Informasjonskapselen samler inn informasjon for statistikk om bruk av nettsider. Dette for at kommunen skal kunne optimalisere sidene og gjøre de enklere for brukeren. Kommunen får informasjon om hvilke sider som er mest besøkt, hvor brukerne kommer fra, på hvilke tidspunkter sidene er mest besøkt osv.

Søgne kommune lagrer informasjon om søkeord som brukere skriver inn i søkeboksen. Formålet med lagringen er å gjøre informasjonstilbudet vårt bedre.

Du kan abonnere på nyhetsbrev slik at du mottar e-post fra oss en gang i måneden. For at viskal sende e-post til riktig abonnement, må du selv melde deg på som mottaker avnyhetsbrev. Disse opplysningene lagres i en database, deles ikke med andre og slettes nårdu sier opp abonnementet. Du sier selv opp abonnementet ved å klikke på enavmeldingslenke nederst i et mottatt nyhetsbrev. E-postadressen slettes også om vi får tilbakemelding om at den ikke er aktiv.

Du kan gi oss tilbakemelding gjennom et formular nederst på de fleste sidene.Tilbakemeldingene lagres i en database. Formålet med lagringen er å gjøreinformasjonstilbudet vårt bedre.

Søgne kommune samler inn avidentifiserte opplysninger om besøkende på nettsidene. Formålet med dette er å utarbeide statistikk som vi bruker for å forbedre og videreutvikleinformasjonstilbudet. Eksempler på hva slik statistikk gir svar på, er hvor mange som besøkte ulike sider, hvor lenge besøket varte, hvilke nettsteder brukerne kom fra og hvilke nettlesere som ble benyttet.

Opplysningene behandles i en avidentifisert og aggregert form. Med avidentifisert mener vi atvi ikke kan spore opplysningene vi samler inn tilbake til den enkelte bruker. Vi benytter analyseverktøyet Google Analytics.

Vi bruker også Google Webmaster Tools til statistikkarbeidet .

Saksbehandling og arkiv

Søgne kommune bruker Ephorte som sak - og arkivsystem for elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokumenter. Ephorte leveres av Evry AS og følger den offentlige standarden NOARK. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i henhold til arkivlovgivningens regler. I tillegg benyttes flere fagsystemer innenfor de enkelte virksomheter, hvor også noen av disse følger NOARK.

Søgne kommune behandler personopplysninger for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver etter bl.a . kommuneloven, arbeidsmiljøloven, forvaltningsloven, offentleglova, barnevernloven, opplæringsloven, barnehageloven, sosialtjenesteloven, helse – og omsorgstjenesteloven, helsepersonelloven, helseregisterlov, folketrygdloven, nav-loven og regnskapsloven, personopplysningsloven og e-komloven.

Det registreres ulike personopplysninger i sak - og arkivsystemet og fagsystemer. Dette er opplysninger som navn, adresse, telefonnummer og annen relevant informasjon som fremgår av henvendelsen. Fødselsnummer registreres på noen type saker for å kunne gisikker identifikasjon på rettighetsdokumentasjon, samt gjøre det mulig med elektroniskutsendelse av dokumenter (ekspedering). I forbindelse med helsetjenester registreres det helseopplysninger.

Saksdokumenter kan i tillegg inneholde både taushetsbelagte og sensitive personopplysninger. Som en del av den pålagte saksbehandlingen innhenter Søgne kommune i noen tilfeller opplysninger fra andre institusjoner på eget initiativ etter lovhjemmel (forvaltningsloven § 17).

Ved krav om innsyn utleveres personopplysninger i henhold til offentleglova og forvaltningsloven. Det er etablert sikkerhetstiltak og rutiner for systemer som inneholder personopplysninger, og særlige tiltak i forbindelse med sensitive personopplysninger.

Søgne kommune gjør sine offentlige journaler tilgjengelig for allmennheten på hjemmesiden. En journal er systematisk og fortløpende registrering av inngående og utgående dokumenter som registreres i sak - og arkivsystemet. I offentlighetsforskriften § 7, jf . § 6 fjerde ledd, er det spesifisert en del opplysninger som ikke skal fremgå av offentlig journal. Etter tre måneder blir journaler på hjemmesiden deaktivert. Offentlig journal er heller ikke søkbar gjennom eksterne søkemotorer.

Det er kun opplysninger som blir journalført i sak - og arkivsystemet som er tilgjengelig i offentlig journal, og ikke journalføringer i andre fagsystemer.

E - post og telefon

Søgne kommune benytter e-post og telefon som en del av det daglige arbeidet for å oppfylle kommunens lovpålagte oppgaver. Eventuelle personopplysninger som fremkommer over telefon eller på e-post vil kunne journalføres. Disse opplysningene behandles i så fall sombeskrevet over («saksbehandling og arkiv»).

Ved fratreden slettes e postkontoen til de ansatte, men enkelte relevante /ubehandlede e-poster vil normalt bli overført til kollegaer. Det sendes ikke sensitive personopplysninger med e-post. Mottatte e-post som inneholdersensitive personopplysninger skal ikke distribueres videre, men tas ut av e-postsystemet og journalføres på vanlig måte.

Vi gjør oppmerksom på at vanlig e-post er ukryptert. Vi oppfordrer deg derfor ikke til å sende taushetsbelagte, sensitive eller andre fortrolige opplysninger til kommunen via e-post.

Telefoni: Enkelte ansatte har en oversikt over de siste anropene på sine telefoner. Vi har ikke videre logging av innkommende samtaler.

Elektroniske skjema

Søgne kommune har et sett med elektroniske skjema som er tilgjengelig fra hjemmesiden. Skjemaløsningene driftes av en ekstern skjemaleverandør – Prokom AS . Skjemaene overføres kryptert til vårt driftsmiljø, og importeres automatisk inn i sak - og arkivsystemet.

Opplysninger om ansatte

Søgne kommune behandler personopplysninger om sine ansatte for å administrere lønn og personalansvar i henhold til personopplysningslove n § 8, første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det registreres nødvendige opplysninger for utbetaling av lønn, for eksempel grunndata, lønnsnivå, tidsregistrering, skatteprosent, skattekommune, fagforeningstilhørighet og refusjoner.

Opplysningene hentes fra de ansatte selv. Opplysningene utleveres bare i forbindelse med lønnsutbetalinger og andre lovpliktige utleveringer. Sletterutiner for personalopplysninger følger regnskapsloven og arkivloven.

Søgne kommune registrerer opplysninger i tilknytning til nøkkeladministrasjon av innpasseringer, samt opplysninger om tilganger til IKT-systemene. Personalmapper oppbevares i sak – og arkivsystemet. Personalmappene inneholder arkivverdig materiale som journalføres og lagres etter gjeldende regler. Mapper blir ryddet ved utløp av arbeidsforholdet.

Søgne kommune bruker rekrutteringssystemet Webcruiter . Personopplysninger legges inn av søkeren. Opplysningene utleveres ikke til andre. E-postadressen blir lagret. Abonnenten kan avslutte abonnementet selv og epost-adressen blir da slettet.

Logging i IKT-systemer

Søgne kommune har alminnelige hendelseslogger i sine IKT-systemer - Windows eventlogg. Det logges bare av og pålogging, og eventuelt antall feil passord. I fagsystemene er det ytterligere logging som styres av systemeier/leverandør.

Innsyn og rettigheter

Alle som spør har rett på grunnleggende informasjon om behandling av personopplysninger i en virksomhet etter personopplysningslovens § 18, 1. ledd. Søgne kommune har gitt denne informasjonen i denne erklæringen, og vil henvise til den ved eventuelle forespørsler.

De som er registrert i et av Søgne kommunes IKT-systemer har rett til innsyn i egne opplysninger. Vedkommende har også rett til å be om at uriktige, ufullstendige eller opplysninger Søgne kommune ikke har adgang til å behandle blir rettet, slettet eller supplert.

Krav fra den registrerte skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager.

Kontaktinformasjon

Besøksadresse: Rådhuseveien 1 , 4640 Søgne
Postadresse: Søgne kommune, Postboks 1041, 4682 Søgne
Telefon: 38055555 
E - post: postmottak@sogne.kommune.no

 


Publisert: 12.06.2018 12:57
Sist endret: 12.06.2018 13:00